Chargé de mission vie institutionnelle H/F

Mutualiste dans l'âme, activiste par conviction, Aéma Groupe est le groupe mutualiste de protection né du rapprochement entre Macif et AÉSIO mutuelle. Avec l'acquisition d'Abeille Assurances en 2021 suivie de la création d'Ofi Invest en 2022, Aéma Groupe est désormais dans le top 5 des acteurs de l'assurance en France et réalise un chiffre d'affaires de 15,6 milliards d'euros en 2023. Ses plus de 20 000 collaborateurs et 1800 délégués oeuvrent au quotidien pour accompagner et protéger plus de 11,7 millions d'assurés.
Multimarques, multiréseaux et multimétiers, Aéma Groupe couvre l'ensemble des besoins de protection (assurance dommages, santé prévoyance, épargne-retraite et gestion d'actifs). Aéma Groupe veut apporter des réponses éclairées, constructives et humaines face aux grands enjeux de protection liés aux transitions actuelles. En poursuivant la construction d'un acteur mutualiste de premier plan, il crée un modèle inédit, hybride et ouvert capable d'apporter des solutions plus justes, plus adaptées au monde d'aujourd'hui et de demain.

Nous recherchons pour le siège Aéma Groupe, structure de tête en charge du pilotage et de la coordination des activités du Groupe - 200 collaborateurs basés à Paris et à Niort - un Chargé de Mission Vie Institutionnelle pour un CDI sur le site de Paris.


Rattachée au Secrétariat Général et Engagement, la Direction de la Vie institutionnelle contribue notamment activement à la sécurisation du cadre de gouvernance, à la bonne articulation des dynamiques institutionnelles et opérationnelles en apportant un appui technique au quotidien aux élus de la tête de Groupe dans le cadre de leurs mandats.
Au sein de cette direction, vous contribuez au bon accompagnement des élus et des instances de la tête de groupe en articulation avec ses différentes entités.


Aux côtés du responsable des instances, participer activement à la préparation et au suivi des instances pilotées par la Direction de la Vie Institutionnelle (Conseil d'administration, comités spécialisés, instances de la plateforme politique, Comité exécutif, assemblées générales) ;
Pilotage et coordination des ordres du jour et du suivi des instances sous la responsabilité du responsable des instances en interface avec les directions contributrices et les entités du Groupe ;
Gestion complète des aspects logistiques et documentaires des instances confiées, en ce compris le tableau de bord des instances ;
Participer à la coordination et au déploiement des outils d'information des instances (base documentaire, compositions des instances, suivi de participation, etc) ;
Participer activement à la construction du Calendrier Institutionnel Groupe sous la supervision du responsable des instances et à la gestion des ajustements en cours d'année en interface avec les entités ou directions Aéma Groupe concernées ;
Participer activement au suivi des sujets relevant du processus décisionnel Groupe (suivi et interface avec les directions opérationnelles et les marques concernées) et à la documentation de celui-ci dossier par dossier ;
Participer à l'animation de la Communauté Vie Institutionnelle du Groupe, et participer activement à l'animation des sujets relatifs aux instances ;
Coordonner la collecte et le suivi des éléments de Compétence et d'Honorabilité des administrateurs de la SGAM AEMA GROUPE ;
Venir en soutien d'autres missions confiées à la Direction de la Vie Institutionnelle Aéma Groupe (Formations, événements, projets) ;
Veiller à l'appui logistique apporté aux administrateurs du Groupe.

Issue d'une formation supérieure, vous avez une expérience réussie sur un poste ayant une forte dimension d'accompagnement transverse et polyvalent.
Vous êtes reconnue pour votre sens de l'organisation, votre rigueur, votre pragmatisme et votre esprit de synthèse. A ce titre, vous parvenez à mener plusieurs dossiers simultanément, y compris à forts enjeux de pression.
Vous maitrisez les outils bureautiques et faites preuve d'agilité comme d'esprit d'initiative efficiente au soutien des dossiers auxquels vous participez ou qui vous sont confiés.
Vous avez des compétences techniques du cadre juridique et réglementaire afférent aux compagnies d'assurance, notamment du modèle mutualiste.
Votre expérience vous permet de mener de front le suivi de multiples dossiers, avec plus ou moins d'autonomie selon les cas et en assurant le meilleur reporting de vos activités.
Reconnue également pour votre sens de la discrétion, votre diplomatie et votre appréhension du tact politique à adopter selon votre interlocuteur, vous savez notamment vous adapter à différents types de correspondants, externes comme internes, élus de la gouvernance politique comme opérationnels.
Vous êtes reconnue pour votre aisance relationnelle et vos qualités rédactionnelles pouvant vous amener à prendre en charge des comptes rendus de réunion ou des éléments préparatoires.
Vous avez une vision et connaissance systémique du périmètre d'action du Groupe Aéma, des différents domaines du Secrétariat Général de  l'Engagement et de leurs mécanismes fondamentaux pour permettre une vision transversale.
Vous disposez d'une connaissance du cadre de gouvernance mutualiste, notamment les missions et le fonctionnement des comités d'audit et de risques.
Vous parvenez à adopter des modes de fonctionnement établis afin de sécuriser les processus internes auxquels vous participez. 

Ce poste est ouvert à compétences égales aux personnes en situation de handicap.

Des déplacements ponctuels en France seront à prévoir.